Kosten einsparen & Gewinn optimieren: Warum sich eine externe Lohnbuchhaltung rentiert

Eine Lohnbuchhaltung umfasst die Abrechnung, Organisation und Verwaltung sämtlicher Löhne und Gehälter der Angestellten eines Unternehmens. Zuständige in diesem Bereich sind für die pünktliche und ordnungsgemäße Auszahlung aller Gehälter verantwortlich. Viele Betriebe verfügen häufig über eine eigene Abteilung, die sich ausschließlich jenen anfallenden Aufgaben widmet.
Eine externe Buchhaltung von professionellen Firmen hat hier allerdings Vorteile, die sich von finanziellen Einsparungen über die hohe Fachkompetenz der Sachbearbeiter erstrecken. Zusätzlich wird das Unternehmen von Routinetätigkeiten entlastet, wodurch es sich auf die wesentlichen Ziele konzentrieren kann.

Kosten senken durch Outsourcing der Lohnbuchhaltung

Zu hohe Ausgaben können selbst ein zunächst profitables Unternehmen in den Ruin treiben – gerade in der Startphase klagen Existenzgründer über geringe Einnahmen und wirtschaftliche Einbußen. Um dieser Entwicklung entgegenzuwirken, lohnt es sich die Kosten für betriebliche Abwicklungen effektiv zu minimieren. Während unerfahrene Unternehmen häufig dazu neigen, an den falschen Stellen zu sparen und die Verantwortung für zahlreiche Angestellte einem einzigen überarbeiteten Mitarbeiter übertragen, ist eine externe Lohnbuchhaltung die clevere Alternative. Der Wegfall der zusätzlichen Personalkosten durch das Outsourcing von Lohn- und Gehaltsabrechnung sorgt im Optimalfall für Einsparungen von bis zu 70 Prozent. So können die Kosten für die Lohnabrechnung deutlich gesenkt werden.

Externe Lohnbuchhaltung zeichnet sich durch hohe Kompetenz aus

Die Lohnbuchhaltung ist eine Sonderform der Buchhaltung. Neben den Abwicklungen von Lohn- und Gehaltsabrechnungen obliegt ihr die Pflege aller Stammdaten der Angestellten, die Führung der Jahreslohnkonten und die Erfüllung der gesetzlich festgelegten Meldepflichten.
Lohnbuchhalter müssen hierfür stets auf dem aktuellesten Stand der geltenden Tarifbestimmungen sein und über umfassende Kenntnisse in den Bereichen Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsrecht verfügen, welche regelmäßig Änderungen unterliegen.

Unternehmen, die sämtliche Aufgaben der Lohnbuchhaltung in die eigene Hand nehmen, laufen Gefahr, ein derart hohes Maß an Eigeninitiative und Know-how langfristig nicht gewährleisten zu können – die Folgen können verheerend sein.
Externe Lohnbuchhalter von spezialisierten Firmen haben dagegen den Vorteil, dass sie sich voll und ganz auf die Finanzlage ihrer Kunden konzentrieren können und für die unterschiedlichen Fachbereiche über geschultes Personal verfügen, das durch Fort- und Weiterbildungen stets auf dem neuesten Stand gehalten wird.

Der richtige Umgang mit der richtigen Software

Eine weitere wichtige Voraussetzung, die für eine erfolgreiche Personalabrechnung gegeben sein muss, ist die routinierte Handhabung einer für den Betrieb geeigneten Software. Besonders Betriebe, die über eine hohe Anzahl an Mitarbeitern verfügen, sind auf eine zuverlässige Archivierung wichtiger Daten angewiesen. Da professionelle Unternehmen für Lohnbuchhaltung ihrer Tätigkeit ohne eine hochentwickelte Datenverwaltung nicht effektiv nachgehen können, setzen diese auf die hierfür essentiellen Programme und ausgebildete Fachkräfte.
Im Übrigen ist auch hier der Kostenfaktor nicht zu unterschätzen, den eine interne Datenverarbeitung mitsamt den notwendigen Programmen birgt – externe Lohnbüros entlasten ihre Kunden dahingehend.