Lohnabrechnung & Gehaltsabrechnung erstellen lassen – darum lohnt es sich
Chancen & Risiken bei der Erstellung von Lohnabrechnungen – wann die Buchhaltung extern erledigt werden sollte
Korrekte Lohnabrechnungen und Gehaltsabrechnungen zu erstellen ist unverzichtbar für Unternehmen. Denn wem Fehler bei der Abrechnung der Löhne und Gehälter passieren, der muss dafür im Nachhinein oft teuer bezahlen. Um dies zu vermeiden und Zeit und Nerven zu sparen, eignet sich daher häufig die Beauftragung eines Lohnbüros. Durch die externe Lohnabrechnung über Profis wird Verantwortung und Haftbarkeit abgegeben. Das schafft Freiräume und Zeitersparnis, die genutzt werden kann, um die Unternehmensziele voranzutreiben. Durch die so gewonnene Zeit ist es vielfach langfristig sogar günstiger, die Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung extern erstellen zu lassen.
Lohnabrechnungen online selber erstellen?
Es gibt inzwischen einige Tools im Internet, mit denen Unternehmen ihre Gehaltsabrechnung und Lohnabrechnung selber online erstellen können. Dafür werden Programme oder Tools mit vorgefertigten Masken heruntergeladen und ausgefüllt. Teils stehen diese Tools als kostenlose PDF-Freeware zum Download im Netz bereit. Diese Vorlagen erleichtern es, die Lohnabrechnung selbst zu erstellen. Dennoch: Das Abrechnen und das Weitergeben der Daten an Finanzämter und Krankenkassen bleibt weiterhin Aufgabe des Unternehmens, was einen großen zeitlichen Aufwand bedeutet. Gravierender noch: Auch die Verantwortung für die getätigten Lohnabrechnungen und Gehaltsabrechnungen bleibt in der eigenen Hand. Sollten also bei der Lohnbuchhaltung mit Hilfe von Vorlagen Fehler entstehen, muss das Unternehmen selbst dafür haften. Wirklich ratsam kann diese Lösung daher nur für Firmen sein, die lediglich über eine Handvoll Mitarbeiter verfügen oder mit der Lohnbuchhaltung sehr gut vertraut sind.
Oftmals sicherer: Gehaltsabrechnung und Lohnabrechnung extern erstellen lassen
Der sicherere Weg ist das Outsourcing der Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung an einen externen Dienstleister. Lohnbüros sind darauf spezialisiert, Lohnabrechnungen zu erstellen. Die geschulten Profis können die Buchhaltung blitzschnell und dabei zuverlässig erledigen. Die investierten Kosten für die externe Lohnabrechnung sind also oftmals noch im Rahmen – und häufig sogar geringer als bei der Lohnbuchhaltung in Eigeninitiative. Die Erklärung ist einfach: Natürlich spart man auf den ersten Blick Geld, wenn man Lohnabrechnungen selbst erstellt. Wer sich jedoch nicht auskennt, muss zig Stunden und Euros in Recherche, Weiterbildung, Programme und Updates stecken. Der scheinbare Vorteil ist also teuer erkauft. Unterlaufen einem dann doch Fehler bei der Abrechnung, kann das Ganze sogar noch richtig teuer werden. Beauftragt man dagegen einen externen Anbieter wie ein Lohnbüro, ist man auf der sicheren Seite.
Die zu erwartenden Kosten für die Lohnabrechnung sollten mit dem Anbieter im Vorfeld genau abgeklärt werden, um Überraschungen zu vermeiden.