Hauptversammlung

Die mindestens einmal jährlich einzuberufende Hauptversammlung ist das oberste und damit entscheidende Beschlussorgan einer Aktiengesellschaft. Von ihr werden alle anteilseignerbezogenen Zuständigkeiten direkt oder indirekt abgeleitet, wobei jeder Aktionär zur Stimmabgabe berechtigt ist. Einer der Hauptpunkte auf der zumeist sehr vollen Agenda ist in der Regel der Bericht über das abgelaufene Geschäftsjahr.

Ob es sich nun um die Bestellung der Mitglieder des Aufsichtsrates, die Gewinnverwendung oder eine Änderung in der Satzung handelt, im Terminkalender eines jeden Aktionärs ist die Hauptversammlung rot angestrichen. Um so wichtiger, dass diese repräsentative Veranstaltung ohne grobe organisatorische und technische Fehler abläuft. Eine professionelle Eventagentur kann bei der Umsetzung einer Hauptversammlung eine unschätzbare Hilfe sein.

Wichtige Außenwirkung

Die Hauptversammlung ist nur scheinbar der für sich alleinstehende jährliche Nexuspunkt einer Aktiengesellschaft. In der Tat ist die eigentliche Hauptversammlung nur der sichtbare Teil eines Eisbergs aus Vorarbeit, Veranstaltungsplanung und elektronischer Infrastruktur. Die Tagesordnung und der Leitfaden für den Versammlungsleiter muss entworfen, das Backoffice in Stellung gebracht und die Präsentationstechnik geprüft werden.

Dabei ist es vor allem auf der technischen Seite wichtig, ein fehlerfreies Event abzuliefern. Redundante Systeme sind ein wichtiger Sicherheitsmechanismus, denn der fehlerfreie Ablauf der Hauptversammlung spricht für die Leistungsfähigkeit des entsprechenden Unternehmens und stärkt dessen Corporate Identity. Damit wird nicht nur den Aktionären, sondern auch der Presse eine deutliche Botschaft von Kompetenz und makelloser Organisation vermittelt.

Viele Veranstaltungsagenturen besitzen Spezialisten für Technik und Bühnenbau. Diese Expertise kommt vor allem bei solch großen Events wie Hauptversammlungen zum Tragen, wo die dringend benötigte Technik obendrein praktisch unsichtbar sein muss. Erhalten Sie jetzt unverbindliche Angebote erfahrener Eventagenturen!

Einbindung von Firmenpersonal

Grundsätzlich ist es nicht verkehrt, auch die eigenen Mitarbeiter an der Umsetzung der Hauptversammlung mitwirken zu lassen. Die Präsenz kompetenter Angestellter, welche eindeutig dem gastgebenden Unternehmen zuzuordnen sind, macht einen guten Eindruck und stärkt das Vertrauen der Gäste. In jedem Fall ist es aber unumgänglich, dass alle Mitarbeiter ein umfassendes Briefing vonseiten der verantwortlichen Eventagentur erhalten. Jegliche elektronische Datenverarbeitung und eher ausgefallene Positionen wie die eines Stenografen oder Übersetzers sollten eindeutig in das Ressort der Eventagentur fallen.

Auch das Erstellen eines Leitfadens, welcher den Versammlungsleiter durch die Veranstaltung führt, ist für eine Eventagentur nichts Ungewöhnliches und häufig eine große Hilfe.