Kongress und Tagung

Als Kongresse und Tagungen werden offizielle Zusammenkünfte von Industrie und Wissenschaft bezeichnet, bei denen Informationen, Meinungen und neue Erkenntnisse ausgetauscht werden. Obwohl die beiden Begriffe synonym verwendet werden können, dauern Kongresse zumeist längere Zeit an, während Tagungen, dem Namen entsprechend, nach einem Tag enden. Die Teilnehmerzahl richtet sich dabei oft nach der Dauer der Veranstaltung. Teilnehmer, die eine längere Anreise vor sich haben, nehmen diese unter Umständen eher in Kauf, wenn sich die Veranstaltung über mehrere Tage zieht.

Im Vorfeld eines Kongresses ist es nicht nur wichtig eine schnelle und unkomplizierte Teilnehmerregistrierung auf die Beine zu stellen, sondern auch für Rahmen- und Gesellschaftsprogramme und eine angemessene Refinanzierung zu sorgen. Veranstaltungsagenturen sind mit der Organisation derartiger Events vertraut und nicht selten eine unschätzbare Hilfe bei der Umsetzung.

Selbst Firmen, die bei der Durchführung ihrer Kongresse und Tagungen aus Gründen der Öffentlichkeitsarbeit lieber selbst Hand anlegen, können trotzdem von dem Erfahrungsschatz einer Eventagentur in Beratungstätigkeit profitieren, wenn es darum geht, eine Tagung oder einen Kongress zu planen.

Wissensaustausch

An Programmen bieten Kongresse hauptsächlich Fachvorträge und Podiumsdiskussionen, während derer Resolutionen erarbeitet und neue Erkenntnisse vorgestellt werden. Um Networking zu betreiben und Synergien aufzubauen, werden Fachexkursionen durchgeführt, welche die Tagungsteilnehmer an Orte führen, die mit dem aktuellen Thema verbunden sind. Auch Workshops und Tutorien werden oft aus dem gleichen Grund angeboten: Nicht nur zur Vermittlung von Wissen, sondern auch um wichtige Kontakte zu knüpfen.

Das Networking ist besonders bei kürzeren Tagungen ein zentrales Thema. Eintägige Firmenpräsentationen in kleinem Kreis dienen zur zwanglosen Kontaktpflege und dem Aufbau neuer Geschäftsbeziehungen. Lange und intensiv geführte Debatten sind hier eher unüblich.

Nachbereitung

Mit dem Ende eines Kongresses beginnt die Nachbereitung der Veranstaltung. Hier werden administrative Aufgaben wie die finanzielle Endabrechnung, Dankesschreiben an Sponsoren und die Aktualisierung des Teilnehmerverzeichnisses abgearbeitet. Je nach Größe und Wichtigkeit der Veranstaltung muss auch ein Tagungsband in Druck gegeben und die Dokumentation der Veranstaltung ausgewertet werden. Die Verwaltung dieser Aufgaben fällt, durch den leichten Zugriff auf relevante Informationen, zumeist demjenigen zu, der Infrastruktur und Kommunikationswege der Tagung organisiert hat.

Kongresse und Tagungen ziehen nicht nur Erkenntnisse, sondern auch einen regelrechten Rattenschwanz aus Arbeit nach sich. Um eine lange Nachbearbeitungszeit zu vermeiden und ansonsten gebundene Ressourcen freizusetzen, empfiehlt es sich eine professionelle Eventagentur für die Organisation von Kongressen und Tagungen zu engagieren. Probieren Sie es aus - erhalten Sie jetzt Empfehlungen zu Eventagenturen in Ihrer Umgebung!