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Eventplanung

Die Planung von Events ist oft sehr anstrengend. Vor einem unvergesslichen Event steht immer eine lange und oft anstrengende Planungsphase. Dabei geht es nicht nur darum, ein passendes Konzept zu finden und die Organisation in die Wege zu leiten. Oft tauchen Probleme auf, welche man als Laie nicht erwartet oder nicht überblicken kann: Ist die angedachte Location gut erreichbar? Liegt gegebenenfalls die korrekte behördliche Berechtigung für das Event vor? Wie organisiere ich die benötigte Infrastruktur? Wer seine Eventplanung in die eigene Hand nehmen möchte, hat oft eine zeitraubende Aufgabe vor sich.

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Damit ein Event reibungslos über die Bühne geht, empfiehlt es sich daher eine Eventagentur zu engagieren. Event- oder Veranstaltungsagenturen beschäftigen sich mit der Konzipierung, Planung, Vorbereitung und Organisation von Events, während sogenannte Full-Service-Agenturen zusätzlich die Durchführung und Nachbearbeitung einer Veranstaltung übernehmen. Eine erfolgreiche Eventplanung erfordert in diesem Zusammenhang auch das Erfüllen bestimmter Voraussetzungen wie z. B. den Besitz von Gewerbe- und Veranstaltungsberechtigungen und die Mitgliedschaft in der entsprechenden Wirtschaftskammer.

Die Planung größerer Events kann sich schnell zu einer unübersichtlichen Angelegenheit entwickeln, wobei besonders der rechtliche Aspekt oft unterschätzt wird. Eine professionell geleitete Eventplanung spart eine Menge Zeit und Geld.

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Inszenierung eines Events

Die agenturgestützte Inszenierung eines Events ist, um es fachlich auszudrücken, die Umsetzung der Eventdramaturgie im Rahmen der operativen Planung. Für den Kunden bedeutet das schlicht und ergreifend, dass er sich zurücklehnt, während seine wichtige Veranstaltung von Experten kontrolliert und überwacht wird. Die typische Eventplanung wird dabei in vier Stufen eingeteilt, welche jeweils für eine eigene Entscheidungsebene stehen.

  • Das Vorfeld beinhaltet das Kontaktieren der Teilnehmer und die Verbreitung von Informationen über das geplante Event. Dabei kann auf alle Arten von Werbung, Direktmarketing und andere Formen der Kontaktaufnahme zurückgegriffen werden.

  • Das Hauptfeld steht für die eigentliche Umsetzung des Events. Die zu vermittelnde Botschaft wird an die Teilnehmer gebracht, wobei die beauftragte Eventagentur darauf achtet, dass der Eventplan detailgetreu befolgt wird.

  • Das Umfeld betrifft den Veranstaltungsort, die Logistik, die Verpflegung und die Betreuung der angepeilten Zielgruppe.

  • Das Nachfeld steht für die Nachbereitung des Events, welche den eventuellen Abbau der Infrastruktur, die Erfolgskontrolle und die nachträgliche Kontaktaufnahme mit der Zielgruppe beinhaltet.

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Koordination und Überblick

Eine effektive Eventplanung setzt also nicht nur Kreativität und Einfallsreichtum voraus, sondern auch die Fähigkeit, eine Vielzahl verschiedener Arbeitsbereiche so miteinander zu vernetzen, dass ein Gesamtbild entsteht, welches die Teilnehmer noch lange im Gedächtnis behalten. Jeder Arbeitsbereich muss zu jeder Zeit auf dem richtigen Stand sein, egal ob es sich um die Gastronomie, die Sicherheit oder das Verkehrskonzept handelt. Termine müssen dabei als unverrückbar angesehen werden, denn sowohl Teilnehmer als auch Kunde sind erst dann zufrieden, wenn das Event reibungslos und ohne unangenehme Verzögerungen abläuft.

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