Vorschriften, Fristen und Standards – das sollte jeder zum Thema Aktenvernichtung wissen

Egal ob im Privathaushalt, in Unternehmen oder in einer Behörde – überall wird täglich mit Datenträgern in elektronischer, aber auch in Papierform gearbeitet. Im Sinne des Datenschutzes und der Datensicherheit müssen diese nicht nur sensibel behandelt, sondern auch regelkonform vernichtet werden. In Deutschland gibt es für die Aktenvernichtung – im Archivwesen Kassation genannt – Vorschriften, die besagen, dass alle Behörden ihr Schriftgut, das für nicht archivwürdig eingestuft wird, einer datenschutzgerechten Aktenvernichtung zuführen müssen. Behörden machen sich strafbar, wenn sie ihre Unterlagen und auf Papier gesammelten Daten einfach der Abfallentsorgung zuführen, ohne sie dem zuständigen Archiv zur Bewertung vorgelegt zu haben. Unterlagen, die längerfristig aufbewahrt werden müssen, übernimmt ein Verwaltungsarchiv.

Doch wie sieht es bei Unternehmen und im privaten Bereich aus? Überall kursieren wichtige Dokumente mit sensiblen Daten, die irgendwann einmal vernichtet werden müssen. Gibt es in einem Unternehmen große Mengen an Akten, wie etwa Rechnungen, die auf einen Schlag zu vernichten sind, lohnt sich oft ein professionelles Unternehmen für die Aktenvernichtung. Doch je nach Abteilung gibt es immer wieder vertrauliche, interne Schriftstücke wie Personaldokumente oder Besprechungsprotokolle, die es ordnungsgemäß zu zerstören gilt. Daher ist es durchaus sinnvoll, passende Aktenvernichter für jede Büroeinheit zur Verfügung zu stellen, die auf die Sicherheitsanforderungen und die Kapazitäten der jeweiligen Abteilung abgestimmt sind.

Aufbewahrungsfristen für Akten

In Deutschland gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für Akten: In Wirtschaft und Handel gilt es laut Handelsgesetzbuch, Jahresabschlüsse und Rechnungen 10 Jahre lang aufzubewahren. Patientenakten in Krankenhäusern müssen für 10 Jahre aufbewahrt werden. Danach muss eine professionelle Aktenvernichtung unter Einhaltung der europäischen DIN-Norm erfolgen. Baupläne hingegen werden dauerhaft aufbewahrt, also einem Endarchiv zugeführt. Jedes Unternehmen ist für die sorgsame Aufbewahrung von Akten und Dokumenten sowie die den jeweiligen Sicherheitsstandards entsprechende Datenvernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen selbst verantwortlich.

Was man bei der privaten Aktenvernichtung beachten sollte

Auch in Privathaushalten muss mit sensiblen Daten vorsichtig umgegangen werden, um Datenmissbrauch und Datendiebstahl zu verhindern. Hier leisten bei der Vernichtung von Unterlagen Aktenvernichter gute Dienste. Vertrauliche Briefe, Behördenschriftverkehr, Kontoauszüge und Gehaltsabrechnungen gehören niemals ins Altpapier, sondern in die Aktenvernichter. Das stark zerkleinerte Papier kann dann noch dem Papierrecycling zugeführt werden.

Doch wie findet man den passenden Aktenvernichter für das heimische Büro? Vor dieser Frage steht mancher Anwender oft ziemlich ratlos, denn die Auswahl an Produkten im Bereich der Aktenvernichtung ist sehr groß. Wer sich vor dem Kauf über empfehlenswerte Modelle informieren möchte, kann dies zum Beispiel in unserem umfangreichen Aktenvernichter-Test tun. Dort werden nicht nur Aktenvernichter unterschiedlicher Preisklassen, sondern auch mit verschiedenen Sicherheitsstufen und Funktionen vorgestellt. Wichtige Merkmale sind neben der Anzahl an Papier, das gleichzeitig vernichtet werden kann, auch das Volumen des Auffangbehälters sowie ein Überhitzungsstopp und ein etwaiger Stand-by-Betrieb. Wer im Vorhinein seinen Bedarf richtig einschätzt, findet in jedem Fall leichter den richtigen Aktenvernichter.

Die professionelle Aktenvernichtung: Das bieten Dienstleister

Sind große Mengen an Datenträgern zu vernichten, lohnt sich oft die Beauftragung eines professionellen Aktenvernichters. Zu vernichtendes Schriftgut und Akten, die für die Kassation bestimmt wurden, werden dann in besonderen Behältern an Unternehmen weitergeleitet, die sich auf die Papierentsorgung spezialisiert haben. Dabei sind die Sicherheitsvorschriften so hoch, dass selbst Mitarbeiter nicht erfahren, was in den verschlossenen Containern abgeholt wurde. In einem Aktenvernichtungsunternehmen werden die Akten so stark zerkleinert, dass nur ein Papiergranulat übrig bleibt. Zu großen Ballen gepresst kommt das Papier dann in die Betriebe der papierverarbeitenden Industrie, die daraus Haushaltspapier und ähnliches herstellt.

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