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Aktenvernichter: Welche Sicherheitsstufe brauche ich?

Aktenvernichter haben verschiedene Sicherheitsstufen. Das Thema Aktenvernichtung begegnet nicht nur Geschäftsleuten häufig, auch privat steht man immer mal wieder vor der Herausforderung, sensible Dokumente sorgfältig vernichten zu müssen. Aktenvernichter, die heutzutage zum Glück elektrisch betrieben sind, bieten hier eine einfache und komfortable Lösung für eine effektive und sichere Vernichtung von Dokumenten und Datenträgern auch in großen Mengen. Weil nicht jedes Gerät die gleiche Zerkleinerungsgröße hat, kann jedem Aktenvernichter eine Sicherheitsstufe zugeordnet werden. Anhand von Dokumententypen können wiederum bestimmte Sicherheitsklassen festgelegt werden, die von den einzelnen Sicherheitsstufen abgedeckt werden. Je nachdem, welche Daten vernichtet werden müssen, sollten Anwender auf die Sicherheitsstufe achten, damit Datenträger ordnungsgemäß vernichtet werden. Welche Sicherheitsstufen gibt es also und wie ordnet man die Dokumente richtig zu?

Diese Sicherheitsstufen für Aktenvernichter gibt es

Bevor man bei der Aktenvernichtung zur Tat schreiten kann, sollte man sich zunächst mit den zu vernichtenden Dokumenten auseinandersetzen. Diese werden nach den geltenden DIN-Normen insgesamt 3 verschiedenen Schutzklassen zugeordnet. Zur ersten Schutzklasse gehören interne Dokumente, die zwar eines gewissen, aber keines besonders hohen Schutzes bedürfen, wie beispielsweise die folgende Unterlagen:

  • Telefonlisten
  • Adresslisten
  • Notizen
  • Korrespondenzen

Enthalten Dokumente allerdings streng vertrauliche Daten, werden sie der zweiten Schutzklasse zugeordnet. Dazu gehören beispielsweise:

  • Reportings
  • betriebswirtschaftliche Auswertungen, z. B. Bilanzen
  • Personalakten
  • Dokumente zur Arbeitszeiterfassung
  • Patientenakten

Desweiteren gibt es noch die Schutzklasse 3, in der sich besonders vertrauliche Daten wiederfinden, durch deren Weitergabe Leib und Leben in Gefahr wären. Dazu gehören etwa Unterlagen des Geheimdienstes oder solche, die im Zusammenhang mit Zeugenschutzprogrammen stehen.

So findet man einen Aktenvernichter mit der richtigen Sicherheitsstufe

Handelsübliche Aktenvernichter werden in sieben verschiedene Sicherheitsstufen unterteilt, welche sich in der Größe der zerkleinerten Partikel unterscheiden. Die Sicherheitsstufen 1 bis 3 sind geeignet, um Dokumente aus der Schutzklasse 1 zu vernichten. Auch für den privaten Gebrauch sind Aktenvernichter der Sicherheitsstufe 1 bis 3 in der Regel ausreichend. Selbstständige oder Freiberufler, die im Homeoffice auch geschäftliche Unterlagen vernichten möchten, sollten unter Umständen aber vielleicht zu einem Aktenvernichter mit höherer Sicherheitsstufe greifen. Je nachdem, wie häufig man ein solches Gerät braucht, um beispielsweise alte Rechnungen oder Belege zu vernichten, sollte man beim Kauf des Aktenvernichters nicht nur auf die Sicherheitsstufe, sondern auch auf Ausstattungsmerkmale wie das Volumen des Auffangbehälters oder die Blattkapazität pro Vorgang achten.

Wichtig: Auf keinen Fall sollte man Dokumente mit personenbezogenen oder gar wirtschaftlichen Daten einfach so ins Altpapier geben! Versicherungsdokumente, alte Rechnungen oder Bescheide müssen nur ordnungsgemäß geschreddert entsorgt werden. Die Anschaffung eines hochwertigen Aktenvernichters lohnt sich also auch im Privathaushalt.

Geht es um die Anschaffung eines neuen Aktenvernichters für Abteilungen wie die Buch- oder Lohnbuchhaltung, sollte man insbesondere auf die Aufbewahrungsfristen für die jeweiligen Dokumente achten. Diese sind neben der Sicherheitsstufe des Aktenvernichters ebenfalls von großer Bedeutung, um eine einwandfreie Abwicklung der Aktenvernichtung und eine Wahrung der Datensicherheit innerhalb eines Betriebes zu gewährleisten. Je nach Branche herrschen für bestimmte Dokumente dezidierte Aufbewahrungsfristen. Im medizinischen Bereich, beispielsweise für Untersuchungsunterlagen oder Patientenakten, gibt es genaue Vorschriften, wie lange diese Dokumente aufbewahrt werden müssen, bevor sie ordnungsgemäß vernichtet werden dürfen.

Welche Sicherheitsstufe ist die richtige?

Bei einem Aktenvernichter ist die Sicherheitsstufe entscheidend. Für Betriebe gilt, dass betriebswirtschaftliche Unterlagen je nach Art über bestimmte Zeiträume aufbewahrt werden müssen. Gehaltslisten, Bankbelege und Jahresabschlüsse beispielsweise unterliegen einer Frist von 10 Jahren, während etwa Arbeitsschutzunterlagen zu Gefahrenstoffen sogar über mindestens 30 Jahre aufbewahrt werden müssen. Behörden wiederum haben sich oft an gesonderte Vorschriften zu halten, besonders im Beamtenrecht gibt es für die Aufbewahrung von bestimmten Unterlagen noch einmal extra Regeln.

Generell sollten Unternehmer, aber auch Selbstständige und Freiberufler beachten, dass sie stets selbst dafür verantwortlich sind, dass in ihrem Betrieb die Vorgaben zur Aktenaufbewahrung sowie auch zur Aktenvernichtung eingehalten werden. Kommt es vor, dass größere Mengen an betrieblichen Unterlagen vernichtet werden müssen, kann es sich lohnen, ein professionelles Aktenvernichtungsunternehmen zu beauftragen. Dieses kümmert sich nicht nur um den sachgemäßen Vernichtungsvorgang, sondern transportiert die jeweiligen Akten in geschlossenen Containern ab. Ein solcher Auftrag kann zum Beispiel im Rahmen der Vernichtung von Rechnungen und internen Belegen genutzt werden.

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