Buchhaltung einer GmbH: Wann ein Experte eingeschaltet werden sollte

Eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung muss als Kapitalgesellschaft viele steuerliche Vorschriften einhalten und das korrekte Führen der Buchhaltung ist die Grundlage dafür. Für die Buchhaltung einer GmbH bietet es sich daher an, einen Steuerberater zu beauftragen. So können Unternehmen nicht nur Personalressourcen sparen, sondern auch von der Expertise des Steuerexperten profitieren.

Wer ein eigenes Unternehmen als Gesellschaft mit beschränkter Haftung, kurz GmbH, führt, erzielt damit im besten Falle Einnahmen und Gewinne, an denen aber auch der Staat teilhaben will. Deshalb müssen GmbHs all ihre Einnahmen und Ausgaben penibel dokumentieren und dem Finanzamt inklusive aller Belege darlegen. Um in diesem Fall einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, bedarf es einer professionellen Buchhaltung der GmbH. Viele Unternehmer entscheiden sich direkt für einen Steuerberater, denn der Experte kann nicht nur die komplette Buchhaltung erledigen, sondern steht auch mit Rat und Tat zur Seite, wenn es um steuerrechtliche und andere betriebswirtschaftliche Anliegen des Unternehmens geht.

Warum ist die Buchhaltung einer GmbH so wichtig?

Die Buchhaltung einer GmbH wird umso komplizierter, je größer das Unternehmen ist. Ob Mitarbeiterlöhne und -gehälter, Maschinen, Möbel oder auch das Weihnachtsgeld für die Arbeitnehmer – alles muss dokumentiert und entsprechend verbucht werden. Innerhalb der Buchhaltung unterscheidet man in verschiedene Bereiche, wie z. B.:

• Finanzbuchhaltung
• Lohnbuchhaltung
• Kosten- und Leistungsrechnung
• Planungswesen

Die Finanzbuchhaltung umfasst alle unternehmensbezogenen Vorgänge wie Erträge und Ausgaben und erstellt daraus in bestimmten zeitlichen Abständen eine Gewinn- und Verlustrechnung sowie eine Bilanz. In der Lohnbuchhaltung werden Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellt sowie weitere mitarbeiterbezogene Aufgaben, wie etwa die An- und Abmeldung zur Sozialversicherung, erledigt. Bei der Kosten- und Leistungsrechnung werden erbrachte Leistungen eines Unternehmens mit den dafür entstandenen Kosten verglichen, sodass Aussagen über die Wirtschaftlichkeit getroffen werden können. Das Planungswesen wiederum bezieht Daten aus der Finanzbuchhaltung sowie der Kosten- und Leistungsrechnung in die zukünftige Planung des Unternehmens mit ein.

Je größer eine GmbH ist, desto aufwendiger gestaltete sich die Buchhaltung. Dass ein Unternehmer oft nicht nur keine buchhalterische Kenntnis besitzt, sondern auch einfach nur keine Zeit hat, sich um die Buchhaltung seiner GmbH zu kümmern, macht das Ganze nicht gerade einfacher. Jeder Unternehmer tut sich selbst sowie seinen Mitarbeitern einen Gefallen, wenn er die Buchhaltung der GmbH einem erfahrenen Steuerberater überlässt. Zwar ist diese Alternative nicht die günstigste, doch sie bringt jede Menge gewichtiger Vorteile mit sich, auf die kein Geschäftsführer verzichten sollte. Der Steuerberater kennt das Steuerrecht idealerweise wie seine eigene Westentasche und weiß, wie die GmbH mithilfe der Buchhaltung steuerliche Vorteile erzielen kann.

Das können und sollten Unternehmer für die Buchhaltung ihrer GmbH dennoch tun

Ob Steuerberater oder ein eigener Buchhalter – damit beide ihre Arbeit bestmöglich erledigen können, sollten Unternehmer alle Belege an den gewählten Experten weitergeben. Dabei kann jeder Beleg von entscheidender Bedeutung dafür sein, ob man letzten Endes eine höhere oder geringere Steuerersparnis erreicht. Bankbelege, wie
z. B. Kontoauszüge, sollten aufbewahrt werden, damit alle Kontobewegungen verfolgt und alle Beträge richtig gebucht werden können. Doch auch Barbelege sollten aufgehoben und an die Buchhaltung der GmbH weitergeleitet werden. Ob es sich dabei um ein Geschäftsessen, um eine Weihnachtsfeier oder den Kauf von Druckerpapier handelt, spielt keine Rolle. Ein Steuerberater weiß, welche davon wichtig sind und wie er sie zur bestmöglichen Steuerersparnis einsetzen kann.

Weitere wichtige Bereiche der Buchhaltung sind der Jahresabschluss und die Umsatzsteuervoranmeldung, hier müssen nicht nur inhaltliche und formale Vorgaben eingehalten werden, sondern auch bestimmte Fristen. Wenn eine GmbH ihre Buchhaltung einem Steuerberater anvertraut, sollte man daher überlegen, ob man nicht auch diese Aufgaben der Steuerkanzlei überträgt.

Unterstützung bei Nachfolgeregelung und Veräußerung

Wer die Buchhaltung seiner GmbH in die Hände eines Steuerberaters legt, sollte außerdem dessen beratende Tätigkeit in Anspruch nehmen. Der Experte kennt jede Menge Steuertipps, mit denen sich nicht nur die Buchhaltung gewinnbringend erledigen lässt. Er weiß auch guten Rat, wenn das Unternehmen kurz vor einer Krise steht oder aber expandieren möchte. Außerdem kann ein Steuerberater bei der Nachfolgeregelung oder der Veräußerung eines Unternehmens unterstützen.

Insbesondere Existenzgründer sollten den Rat eines Steuerexperten suchen, und zwar schon bevor sie ihm die Buchhaltung ihrer GmbH überlassen. Ein Steuerberater bietet bereits bei der Rechtsformwahl Unterstützung und prüft zum Beispiel inwieweit eine GmbH die richtige Unternehmensform ist und welche Alternativen es gibt. Auch bei Fragen zur Finanzierung oder Förderungen für Existenzgründer steht der Steuerberater mit fachlicher Expertise zur Seite.