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So begleitet der Steuerberater die Außenprüfung

Wenn das Finanzamt eine Außenprüfung ankündigt, bekommen es Unternehmer oft mit der Angst zu tun. Doch wer ein paar Dinge vor und während der Betriebsprüfung beachtet, muss sich vor der Kontrolle nicht fürchten. Am besten schaltet man in einem solchen Fall auch seinen Steuerberater ein oder, falls man noch keinen hat, beauftragt man einen solchen mit der fachmännischen Begleitung der Außenprüfung.

Außenprüfung – eine heikle Angelegenheit. Egal, ob man bei einem Unternehmen sozialversicherungspflichtig angestellt oder selbstständig
ist – jeder muss Steuern zahlen und sie müssen korrekt abgeführt werden. Gerade für Unternehmen ist dies besonders wichtig, denn das Finanzamt hat das Recht, die Richtigkeit gegenüber dem Finanzamt gemachter Angaben zu überprüfen. Zu diesem Zweck führen die Finanzämter regelmäßig Außenprüfungen bei Steuerzahlern wie z. B. Freiberuflern oder Selbstständigen durch. Unternehmern kann es also passieren, dass eines Tages unverhofft eine Außenprüfung durch das Finanzamt angekündigt wird. Was kann man dann tun, und wie kann der Steuerberater in einem solchen Fall helfen?

Was genau ist eine Außenprüfung?

Im Rahmen einer Außenprüfung kontrollieren Finanzbehörden steuerlich relevante Sachverhalte vor Ort, wenn die Steuererklärungen bestimmte Verdachtsmomente nahelegen. Zulässig sind die auch Betriebsprüfungen genannten Inspektionen allerdings nur unter bestimmten Voraussetzungen. Mit einem kompetenten Steuerberater an der Seite kann man einer solchen Prüfung wesentlich entspannter entgegensehen, denn der Experte weiß, was in so einem Fall zu beachten ist und kann außerdem beurteilen, ob die Außenprüfung durch das Finanzamt überhaupt rechtens ist.

Zahlreiche Steuerberater bieten die Begleitung einer solchen Prüfung auch kurzfristig und ohne vorliegendes Steuermandat an; die Ankündigung einer Steuerprüfung kann ein Anlass sein, sich aus Unzufriedenheit mit dem bisherigen Steuerfachmann an einen neuen Steuerberater zu wenden. Um folgenschwere Missverständnisse und Fehlverhalten auszuschließen, sollten solche Prüfungen jedenfalls stets von einem Steuerberater mit entsprechender Sachkompetenz begleitet werden.

Sind Außenprüfungen immer rechtens?

Eine Betriebsprüfung wird in der Regel schriftlich angekündigt; meist meldet sich das Finanzamt zudem telefonisch beim Betroffenen, um einen konkreten Termin für die Prüfung vor Ort zu vereinbaren. Wer eine solche Einladung erhält, ist zunächst erschrocken und irritiert. Doch nicht immer ist eine steuerliche Außenprüfung rechtens. Daher sollte der erste Schritt immer der Anruf beim Steuerberater sein. Idealerweise hat sich der Steuerfachmann auch um die Erstellung von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen gekümmert – so ist dieser zumindest mit der finanziellen Situation des Unternehmens vertraut und wird relativ schnell wissen, ob die Prüfung gerechtfertigt ist. In den meisten Fällen wird dies auch der Fall sein, doch auch Finanzämtern unterlaufen Fehler. Allerdings muss der Betroffene dies zunächst nachweisen können.

Wann kann und darf das Finanzamt eine Betriebsprüfung durchführen?

Generell kann eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt jedes Unternehmen treffen, ob Freiberufler, Selbstständige oder Konzerne. Folgende Faktoren können Einfluss darauf haben, ob und wie häufig das Finanzamt seine Prüfer ankündigt:

  • Steuererklärung nicht in allen Punkten nachvollziehbar
  • von Jahr zu Jahr schwankende Gewinne
  • erhebliche Steuernachzahlungen bei vorherigen Prüfungen
  • regelmäßig verspätete Steuerzahlungen/verspätet eingereichte Steuererklärungen durch den Steuerzahler

Wichtig:
Das Finanzamt muss eine Betriebsprüfung nicht immer ankündigen, sondern kann diese auch in elektronischer Form durchführen. Dabei wird meist Einsicht in die digitalen Daten der Buchführung verlangt. In aller Regel jedoch erfolgt die Außenprüfung erst nach Ankündigung. Steuersünder können eine strafbefreiende Selbstanzeige einreichen, allerdings nur vor der Zustellung der Prüfungsanordnung.

Die Ankündigung einer Betriebsprüfung sorgt bei den meisten Unternehmern selbstverständlich für Unbehagen, denn findet der Prüfer Ungereimtheiten in den Steuerunterlagen, kann das mitunter große finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen. Eine bevorstehende Außenprüfung durch das Finanzamt muss in jedem Fall im Vorhinein schriftlich angekündigt werden. Bereits bei Erhalt der Benachrichtigung über eine Außenprüfung kann es sinnvoll sein, einen Steuerberater hinzuzuziehen, denn dieser kann prüfen, ob alle rechtlichen Voraussetzungen für eine Betriebsprüfung gegeben sind, etwa die Einhaltung aller Formalien in der Benachrichtigung.

Was tun, wenn eine Betriebsprüfung vom Finanzamt angekündigt wurde?

Das Gesetz schreibt vor, dass das Unternehmen mindestens 14 Tage vor der Außenprüfung vom Finanzamt in Kenntnis gesetzt werden muss. Wenn diese Frist nicht eingehalten wird, hat es meist etwas damit zu tun, dass der Fiskus den Verdacht hat, der Unternehmer würde Steuern hinterziehen. Neben der schriftlichen Ankündigung der Außenprüfung nimmt das Finanzamt außerdem telefonisch Kontakt auf, um einen Termin zu vereinbaren. Die Prüfung findet dann in den Geschäftsräumen statt – mit dem Erscheinen der überarbeiteten Betriebsprüfungsordnung (BpO 2000) ist eine Prüfung in den Räumen einer Steuerkanzlei nur noch in Ausnahmefällen möglich.

Nun hat das Finanzamt eine Betriebsprüfung schriftlich angekündigt, was viele Unternehmer zunächst nervös werden lässt. Die meisten wissen nicht, wie sie sich in einem solchen Fall am besten verhalten und was sie tun sollten. Der erste Schritt sollte der Anruf beim Steuerberater sein, und zwar unabhängig davon, ob dieser sich um die gesamte Buchhaltung kümmert oder lediglich die Steuererklärungen erstellt. Sollte der Steuerzahler sogar strafrechtliche Konsequenzen befürchten, ist es außerdem sinnvoll, direkt einen Anwalt einzuschalten.

So sollten sich Unternehmer bei einer Betriebsprüfung verhalten

Wenn eine Außenprüfung ansteht, kann ein Steuerberater eine große Hilfe sein. Wen eine Außenprüfung erwartet, sollte die Kommunikation mit dem Prüfer möglichst auf das Nötigste beschränken und bereits von Beginn an signalisieren, dass dieser sich mit allen fachlichen Fragen an den Steuerberater wenden soll. Man sollte sich gut überlegen, was man dem Prüfer sagt, denn das Finanzamt darf alle Aussagen des Geprüften beachten und diese unter Umständen auch gegen ihn verwenden. Wenn man seinen Steuerberater oder Rechtsanwalt rechtzeitig einschaltet, wird der Experte den Unternehmer auf die Betriebsprüfung durchs Finanzamt vorbereiten und alles Wichtige mit ihm besprechen. Damit die Prüfung möglichst glatt geht und vor allem auch schnell verläuft, sollte man keinesfalls an einem professionellen Partner sparen.

Generell gilt – wer sich ruhig und kooperativ zeigt, gibt dem Prüfer keine Angriffsfläche, sodass dieser die Prüfung meist relativ schnell abschließen kann. Wenn sich der Prüfer ankündigt, ist es meist schon zu spät, um Falsches noch in Ordnung zu bringen. Grundsätzlich kann aber eine Verschiebung des Termins beantragt werden, allerdings benötigt man dafür eine gute Begründung. Am besten spricht man diese Möglichkeit mit dem Steuerberater ab, denn dieser kann eine Aufschiebung beantragen, wodurch man eine Fristverlängerung von einem Jahr bekommen kann.

Natürlich muss der Fiskus dem Antrag nicht zustimmen, aber es ist eine Möglichkeit. Steuersünder sollten rechtzeitig eine strafbefreiende Selbstanzeige stellen, um Schlimmeres zu verhindern, denn für sie ist es meist zu spät. Der Vorteil dieser Aktion ist, dass keine Strafanzeige wegen Steuerhinterziehung gestellt wird, sondern es werden einfach nur die nicht gezahlten Steuern ermittelt und müssen entsprechend nachgezahlt werden. Andernfalls kann es richtig teuer werden.

Hier sind noch einmal die wichtigsten Verhaltensempfehlungen für die Außenprüfung auf einen Blick:

  • Steuerberater einschalten
  • Auskunftsperson wählen, z. B. Steuerberater
  • Unterlagen und Daten bereitstellen
  • Kooperation zeigen
  • Kein Smalltalk: Auch der netteste Prüfer ist kein Freund

Die Außenprüfung ist eine sehr sensible Angelegenheit

Die meisten betroffenen Betriebsinhaber kennen sich nicht sonderlich gut mit ihren Rechten und Pflichten bei einer Außenprüfung aus, außerdem verstehen sie viele Fragen zu steuerrechtlichen Details überhaupt nicht. Der Steuerberater kann hier als erster Ansprechpartner auftreten, sodass keine erheblichen Nachteile aufgrund von unbedachten oder missverständlichen Aussagen zu befürchten sind. Auch Finanzbehörden können Daten falsch interpretieren und nicht selten zieht unvorsichtiges Verhalten im Verlauf der Betriebsprüfung ein Steuerstrafverfahren nach sich.

Natürlich besteht eine umfassende Auskunftspflicht, diese kann jedoch an den Steuerberater übertragen werden. Der Betriebsinhaber hat sich nun lediglich freundlich, kooperativ und ruhig zu zeigen und hat auf diese Weise keine Fehltritte zu befürchten. Aus diesem Grund ist es dringend zu empfehlen, sich frühzeitig an einen Steuerberater zu wenden, um sich umfassend über das Prozedere einer solchen Betriebsprüfung zu informieren.

Eine Empfangsvollmacht für den Steuerberater
kann sinnvoll sein

Bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt sollte man sich von einem Steuerberater unterstützen lassen. Wird eine Empfangsvollmacht an den Steuerberater erteilt, ist dieser seitens des Finanzamtes zuerst über die geplante Außenprüfung in Kenntnis zu setzen. In der Regel erfolgt die Steuerprüfung im jeweiligen Betrieb, eventuell kann sie aber in Ausnahmefällen auch im Büro des Steuerberaters oder im Finanzamt stattfinden. Mit dem richtigen Steuerberater als Vertreter werden Vertrags- oder Gestaltungsfehler nahezu ausgeschlossen – wird auf den Beirat des Steuerfachmanns verzichtet, kommt es aufgrund fehlerhafter Formalia häufig zu Steuernachforderungen in empfindlicher Höhe, die eventuell vermeidbar gewesen wären.

Steuerprüfungen können sich auf eine oder mehrere Steuerarten bzw. Besteuerungszeiträume oder auch auf konkrete Sachverhalte beziehen. So gibt es unter dem Oberbegriff Außenprüfung u. a. Lohnsteueraußenprüfungen und Umsatzsteuersonderprüfungen. Nicht nur das Finanzamt kann sich zu einer Prüfung anmelden, auch die Deutsche Rentenversicherung (Sozialversicherungsprüfung) und die Zollverwaltung sind hierzu berechtigt.

Wie der Steuerberater bei einer Betriebsprüfung
unterstützen kann

Der Steuerberater weiß nicht nur, welche Unterlagen innerhalb der Betriebsprüfung vorgelegt werden müssen, sondern kann den betroffenen Unternehmer auch optimal auf die Situation vorbereiten. Neben hilfreichen Tipps zum Umgang mit dem Steuerprüfer kann der Steuerberater auch direkt zum Ansprechpartner ernannt werden.

Im Anschluss an die Betriebsprüfung verfasst der Prüfer einen Bericht, in dem seine Erkenntnisse aus der Überprüfung festgehalten werden. Diese werden dann in einer Schlussbesprechung gemeinsam mit dem Unternehmer durchgegangen, in der auch der Steuerberater anwesend sein kann. Je nachdem wie die Betriebsprüfung durch das Finanzamt ausfällt, gibt es an dieser Stelle bereits die Gelegenheit, eventuelle Steuernachzahlungen zu verhandeln. Hier kann die Unterstützung durch einen Steuerberater sehr sinnvoll sein, denn er kann als Ratgeber des Unternehmers eine wichtige Funktion einnehmen.

Tipps, wie Unternehmer eine Betriebsprüfung durchs Finanzamt vermeiden können

Da eine Betriebsprüfung vom Finanzamt generell jedes Unternehmen treffen kann, ist diese kaum zu vermeiden. Allerdings ist es möglich, die Chancen so gering wie nur möglich zu halten und den eventuellen Prüfungstermin damit hinauszuzögern. Dabei kann Folgendes helfen:

  • alle Belege immer sofort verbuchen und aufheben, am besten ordentlich abgeheftet
  • auf übersichtlich sowie korrekt geführte Bücher achten
  • Jahresabschluss durch einen Steuerberater prüfen lassen
  • Steuern pünktlich zahlen
  • alle Anfragen des Finanzamtes fristgerecht und sorgfältig beantworten bzw. rechtzeitig um Fristverlängerung bitten
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