So unterstützt der Steuerberater bei Personalbuchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung & Co.

Möchte man als Unternehmer seine Personalbuchhaltung extern erledigen lassen, empfiehlt sich das Engagement einer Steuerkanzlei. Viele Kanzleien bieten die Übernahme der regelmäßig anfallenden Aufgaben in diesem Bereich an, wie das Anfertigen der Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Meldungen an die Sozialversicherung.

Wer ein Unternehmen führt, ist in bestimmten Fällen zur doppelten Buchführung verpflichtet. Diese ist ohnehin schon nicht einfach und in der Regel kommt außerdem die Lohn- und Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter hinzu. Doch nicht jeder Betrieb beschäftigt eine eigene Personalbuchhaltung. Viele Unternehmer machen den Fehler und nehmen diese komplizierte Aufgabe – meist aus reinen Kostengründen – in die eigene Hand. Zwar gibt es auf dem Markt zahlreiche, auch durchaus gute Buchhaltungsprogramme, die dennoch nicht die volle Leistungspalette eines guten Steuerberaters ersetzen. Daher ist es nur von Vorteil, die Personalbuchhaltung und damit auch die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung für Mitarbeiter einem Experten zu überlassen.

Warum sollte die Personalbuchhaltung professionell
erledigt werden?

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung dient in erster Linie dazu, die Gehaltsansprüche von Arbeitnehmern festzuhalten: Darin müssen alle relevanten Informationen zur Abrechnungsperiode sowie zur Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten sein. Aber dieses Dokument dient nicht nur als Einkommensnachweis, sondern kann für den Arbeitnehmer auch bei der Suche nach einer Mietwohnung oder für die Kreditvergabe wichtig sein. Eine Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung enthält außerdem Beträge zur gezahlten Einkommensteuer sowie zu Sozialabgaben und kann bei der Steuererklärung hilfreich sein, wenn die elektronische Lohnsteuerbescheinigung mal verloren geht. Zu ihren wesentlichen Bestandteilen zählen u. a. folgende Angaben:

• Abrechnungszeitraum
• Steuerklasse des Lohnsteuerpflichtigen
• Religionszugehörigkeit
• Art und Höhe der Abzüge (Lohnsteuer, Rentenversicherung, etc.)
• eventuelle Kinder- und/oder Steuerfreibeträge
• mögliche Hinzurechnungsbeträge

Für den Arbeitgeber ist die Erstellung einer solchen Abrechnung mit viel Aufwand verbunden, gerade wenn man es mit Sonderfällen zu tun bekommt, wie der Erstellung von Gehaltsabrechnungen für geringfügig Beschäftigte oder Angestellte in der Gleitzone. Die Abrechnung von Baulohn ist nochmal ein Fall für sich und erfordert Spezialwissen, da es dort viele Besonderheiten gibt. Deshalb wird die Personalbuchhaltung oft an eine erfahrene Fachkraft abgegeben. Wer keine eigene Buchhaltungsabteilung hat, ist oft auf fremde Hilfe angewiesen. Die meisten Arbeitgeber entscheiden sich in solchen Fällen für eine Steuerkanzlei, denn auch ein Steuerberater kann die Personalbuchhaltung eines Unternehmens übernehmen und bietet außerdem Vorteile bei der optimalen Steuergestaltung des Unternehmens.

Wann ist es ratsam, die Personalbuchhaltung an einen Steuerberater abzugeben?

Ein Steuerexperte ist gerade für Existenzgründer, Baubetriebe oder Freiberufler z. B. aus dem medizinischen Bereich zu empfehlen. Denn viele Steuerkanzleien sind auf bestimmte Berufsgruppen oder Branchen spezialisiert und verfügen somit über tiefergreifendes Wissen und umfangreichere Erfahrung als ihre nicht spezialisierte Kollegen. Insbesondere das Thema Baulohn ist besonders kompliziert. Das liegt daran, dass Lohnabrechnungen für Bauarbeiter anders berechnet werden müssen als die übrigen Gehaltsabrechnungen, da Baubetriebe vom Wetter abhängig sind. Wer als Unternehmer die Personalbuchhaltung von einer spezialisierten Steuerkanzlei erledigen lässt, geht auf Nummer sicher, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung korrekt ist. Auch wenn spezialisierte Kanzleien etwas teurer sein können, lohnen sie sich für bestimmte Berufsgruppen dennoch, da die Abrechnungen korrekt sind und der Steuerfachmann sich um die optimale Steuergestaltung kümmert.

Diese Aufgaben übernimmt der Steuerberater bei der
Lohn- und Gehaltsabrechnung

Unternehmer, die die Lohn- und Gehaltsabrechnung ihrer Mitarbeiter einem Steuerberater anvertrauen, gewinnen kostbare Zeit und können sich um andere wichtige Belange ihres Betriebs kümmern. Der Steuerberater kümmert sich indes u. a. um die Zusammenstellung der Lohnabrechnungsdaten, erledigt die Lohnsteueran- bzw. -abmeldung der Arbeitnehmer und berechnet deren Nettolöhne. Neben dem Abführen der Lohnsteuer sind zahlreiche Meldungen vorzunehmen wie z. B. bei der Krankenkasse und bei der Sozialversicherung. Darüber hinaus kann der Steuerberater weitere Aufgaben übernehmen, die mit der Personalbuchhaltung einhergehen. Eine davon ist zum Beispiel die Beratung des Arbeitgebers bei Sonderfragen. Möchte man beispielsweise Studenten oder Praktikanten beschäftigen, weiß der Experte, welche Rechte und Pflichten der Arbeitgeber in diesem Fall hat. Des Weiteren können Sozialversicherungs- oder Lohnsteuer-Außenprüfungen vom Steuerberater betreut werden.

Zur Lohnbuchführung gehören aber auch etliche Sonderfälle, die unerwartet auftreten können oder aber bei bestimmten Mitarbeitern zu erwarten sind. Müssen Bezüge für Schlechtwetterzeiten, der Zuschuss für das Mutterschaftsgeld, Urlaubs- oder Weihnachtsgelder ermittelt werden, ist das für einen Experten ebenfalls kein Problem. Natürlich ist die Lohnbuchführung bei einem Steuerberater mit zusätzlichen Kosten verbunden, doch die Vorteile, die ein Unternehmer dadurch gewinnt, fallen stark ins Gewicht.

Was außerdem für die professionelle Lohn- und Gehaltsabrechnung spricht

Neben der Arbeit, die der Steuerberater bei der Personalbuchhaltung übernimmt, steht der Experte zudem als Berater zur Seite. Im Laufe der Zeit kann ein Unternehmen mit den unterschiedlichsten Situationen in Bezug auf seine Mitarbeiter konfrontiert werden, die ihn vor die eine oder andere Schwierigkeit in puncto Personalbuchhaltung stellen können. Da ist guter Rat teuer – doch wenn man einen fähigen Steuerexperten an der Seite hat, gibt es kaum eine Situation, die nicht zu meistern wäre. Deshalb sollte auch der Steuerberater für die Lohn- und Gehaltsabrechnung mit großem Bedacht ausgesucht werden. In der heutigen Zeit führen viele Steuerkanzleien eine digitale Buchhaltung, diese erleichtert die Zusammenarbeit auch für den Mandanten.