Wie funktioniert Inkasso und welchen Ablauf nimmt ein Inkassoverfahren?

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Die Situation ist bekannt: Selbst eine große Menge an ernüchternden Telefonaten und frustrierenden Briefwechseln führt nicht dazu, dass die ausstehenden Rechnungen beglichen werden. Alle ausstehenden Forderungen werden daraufhin an ein Inkassobüro weitergegeben, in der bangen Hoffnung, dass auf diese Weise die dringend benötigten Ausstände bezahlt werden. Doch wie funktioniert eigentlich ein Inkassoverfahren? Welche Schritte werden eingeleitet und welche Mittel müssen ergriffen werden, damit der säumige Schuldner ein Einsehen hat und seine Rechnungen bezahlt? Die von einem Inkassobüro angewandten Methoden sind immer fordernd, aber sehr zivil – das Märchen von schwarz gekleideten Kapuzenmännern, welche einem Schuldner auflauern und ihn einschüchtern, hat mit der Arbeitsweise von modernen Inkassounternehmen nicht viel zu tun.

Der erste Schritt bei einem Inkassoverfahren ist immer die sogenannte Schlüssigkeitsprüfung, bei welcher das Inkassobüro die Forderung eines Gläubigers prüft und klärt, ob diese berechtigt ist. Das geschieht nicht etwa, weil das Unternehmen seinem Klienten misstraut, sondern um sowohl den Gläubiger als auch das Büro selbst vor den Konsequenzen zu schützen, die aus falschen Forderungen erwachsen. Kurz gesagt: Ein Inkassoverfahren wird nur dann eingeleitet, wenn kein Betrug vorliegt.

Welche Schritte werden bei einem Inkassoverfahren eingeleitet?

Ein Inkassoverfahren lässt sich zumeist in vier deutlich voneinander abzugrenzende Abschnitte einteilen. Der im Bereich Inkasso übliche Ablauf stoppt jedoch in der Regel exakt zu dem Zeitpunkt, zu dem der Schuldner seine Ausstände bezahlt hat. Wer also noch während des gerichtlichen Mahnverfahrens alle Schulden zurückzahlt, kann mit einer sofortigen Einstellung des Verfahrens rechnen.

• Das vorgerichtliche Inkassoverfahren: Die Schuldnerdaten werden angereichert und das Unternehmen erkundigt sich über die Zahlungsfähigkeit des Gläubigers und des Schuldners. Danach werden verschiedene Mahnschreiben aufgesetzt und Anrufe getätigt. Sollte der Schuldner nicht in der Lage sein die Forderungen zu erfüllen, können Ratenzahlungen oder eine Stundung vereinbart werden.

• Das gerichtliche Mahnverfahren: Sollte der Schuldner nicht durch gute Zurede zur Zahlung überredet werden können, werden im Anschluss gerichtliche Schritte eingeleitet. Das Inkassoverfahren wird daraufhin fortgeführt, indem das Insolvenzbüro einen Antrag auf Erlass eines Mahn- und Vollstreckungsbescheids beim Gericht einreicht. Während der gesamten Dauer des gerichtlichen Mahnverfahrens versorgt das Inkassobüro den Gläubiger natürlich immer mit aktuellen Informationen.

• Das nachgerichtliche Inkassoverfahren: Wenn der Vollstreckungsbescheid erlassen wurde, kümmert sich das Inkassounternehmen um die Pfändung der Vermögenswerte des Schuldners. Dieser Teil des Inkassoverfahrens kann, je nach dem Verhalten des Schuldners, auch mit der Beantragung einer eidesstattlichen Versicherung oder eines Haftbefehls enden.

• Das Überwachungsverfahren: Nach der Beendigung des vorgerichtlichen oder gerichtlichen Verfahrens kommt es nur dann zu einem Überwachungsverfahren, wenn die gestellte Forderung noch nicht völlig erfüllt wurde. Der Schuldner wird dabei regelmäßig kontrolliert und bei Bedarf das nachgerichtliche Verfahren erneut eingeleitet.

Ein Inkassoverfahren einzuleiten ist vor allen dann eine gute Idee, wenn die einzutreibenden Ausstände sehr hoch oder sehr zahlreich sind. Generell sollte der Unternehmer nach drei Mahnungen nicht sofort den gerichtlichen Weg gehen, sondern die Angelegenheit einem erfahrenen Inkassounternehmen übergeben. Inkassobüros können eine komplizierte Situation oft auch außergerichtlich regeln.